Rechtliches

Datenschutz­erklärung

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und den zugehörigen Diensten ist:

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an diese Adresse.

2. Hosting und Server

Diese Website und unsere Dienste laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; mit Hetzner besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

Damit Ihr Browser eine Seite erhält, verarbeitet der Server zwangsläufig Ihre IP-Adresse. Zur Fehlersuche protokollieren wir Aufrufe ohne IP-Adresse (Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browserkennung). Zum Schutz des Servers speichern wir die IP-Adressen auffälliger Verbindungen, etwa wiederholter fehlgeschlagener Anmeldeversuche, höchstens fünf Wochen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionierenden Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir sichern alle Daten täglich auf einen Datenspeicher in Deutschland. Gelöschte Daten verschwinden aus diesen Sicherungen spätestens nach 31 Tagen, aus Sicherungskopien vor Umbauten spätestens nach 90 Tagen. Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, etwa Rechnungen, bewahren wir so lange auf, wie es das Gesetz verlangt.

3. Besucherstatistik

Um zu sehen, welche Seiten wie oft aufgerufen werden, zählen wir Besuche mit der Software Umami auf unserem eigenen Server in Deutschland; es gehen keine Daten an Dritte. Die Zählung setzt keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser. Ein kleines Skript übermittelt nach dem Laden die aufgerufene Seite und, wenn Sie über eine fremde Website gekommen sind, deren Domain; weitere Merkmale Ihres Geräts liest es nicht aus. Gerätetyp, Browser, Betriebssystem und Land leitet der Server ab; Ihre IP-Adresse speichert er nicht, mehrfache Aufrufe eines Besuchs erkennt er an einem Prüfwert, aus dem sie sich nicht zurückrechnen lässt. Die Zählwerte löschen wir nach 13 Monaten.

Sendet Ihr Browser das Signal „Do Not Track“, zählen wir Sie nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer Auswertung der Nutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 13).

4. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, auf Wunsch Ihre Telefonnummer, den Betreff und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage unsere Leistungen betrifft, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Anfrage erreicht uns per E-Mail über Microsoft 365 (siehe Abschnitt 6); eine Sicherungskopie auf unserem Server löschen wir nach 30 Tagen. Die E-Mail bewahren wir auf, solange wir sie für Ihre Anfrage brauchen; entsteht daraus ein Auftrag, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbriefe.

5. Terminbuchung

Wenn Sie über unsere Website einen Telefontermin buchen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Thema, den Termin und, wenn Sie eine auswählen, die Stufe, die Sie interessiert; den Vorschlag dafür berechnet nur Ihr Browser, gespeichert wird dabei nichts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Die Buchung liegt auf unserem Server in Deutschland und, für den Rückruf, in unserem Verwaltungssystem; Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Thema löschen wir an beiden Stellen 30 Tage nach dem Termin. Bestätigung und Benachrichtigungen laufen über Microsoft 365 (siehe Abschnitt 6); diese E-Mails bewahren wir auf, solange wir sie für den Termin brauchen, bei einem Auftrag nach den gesetzlichen Fristen für Geschäftsbriefe. Sie können den Termin jederzeit über den Link in der Bestätigung absagen. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir sieben Tage lang einen Prüfwert, aus dem sich Ihre IP-Adresse nicht zurückrechnen lässt.

6. E-Mail über Microsoft 365

Unsere E-Mails, auch die Weiterleitung von Kontaktanfragen und die Bestätigungen von Terminen, laufen über Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, die in unserem Auftrag tätig ist. Die Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet. Microsoft setzt verbundene Unternehmen ein, insbesondere die Microsoft Corporation in den USA; bei Support-, Sicherheits- und Wartungszugriffen kann es zu Übermittlungen in die USA kommen. Diese stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795), nach dem Microsoft zertifiziert ist, und auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

7. Kundenportal

Unsere Kunden können Angebote, Rechnungen und den Stand ihres Projekts im Kundenportal unter portal.luma-solutions.de einsehen. Angemeldet wird mit einem Link, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden; danach setzt das Portal ein Sitzungs-Cookie, das dafür technisch nötig ist und nach 30 Tagen abläuft (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dateien und Nachrichten, die Sie im Portal senden, übernehmen wir in unser Verwaltungssystem und löschen sie im Portal, spätestens nach sieben Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Briefing für Kunden

Für den Bau einer Website bitten wir unsere Kunden, auf einer persönlichen Briefing-Seite Angaben zu ihrem Betrieb zu machen und Bilder hochzuladen; Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten enthält die Seite schon. Wir verarbeiten die Angaben, die Dateien und wann die Seite geöffnet und abgeschickt wurde. Beim Bau hilft uns der KI-Dienst aus Abschnitt 10. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Auf unserem Server löschen wir die Briefing-Seite mit allen Angaben 12 Monate nach der letzten Änderung; was wir für den Auftrag brauchen, übernehmen wir in unser Verwaltungssystem. Das abgeschickte Briefing erhalten wir zusätzlich per E-Mail über Microsoft 365 (siehe Abschnitt 6); es gehört zum Auftrag und unterliegt den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbriefe.

9. Sichere Übertragung vertraulicher Inhalte

Über secure.luma-solutions.de können Sie uns vertrauliche Inhalte wie Zugangsdaten übermitteln. Sie werden schon in Ihrem Browser verschlüsselt und nach dem ersten Abruf gelöscht, spätestens nach einer Stunde. Die Seite setzt keine Cookies. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Schutz vor Missbrauch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. KI-Dienst

Für einige Arbeiten nutzen wir den KI-Dienst Claude der Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Irland) als Auftragsverarbeiter. Dabei können Angaben aus dem Briefing (Abschnitt 8) und zu Betrieben, denen wir unsere Leistungen vorstellen (Abschnitt 11), an den Dienst gehen, außerdem Auszüge aus den Protokollen unseres Servers, aus denen IP-Adressen, E-Mail-Adressen und ähnliche Kennungen entfernt sind. Rechtsgrundlage ist die des Abschnitts, aus dem die Angaben stammen, für die Protokolle unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anthropic speichert die Daten bei der Anthropic, PBC in den USA und verarbeitet sie auch in weiteren Ländern in Europa, Asien und Australien; die eingesetzten Dienstleister nennt Anthropic unter trust.anthropic.com. Übermittlungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sichert Anthropic nach Art. 44 ff. DSGVO ab (Data Processing Addendum, www.anthropic.com/legal/data-processing-addendum). Eingaben und Ergebnisse löscht Anthropic grundsätzlich nach 30 Tagen; Inhalte, die gegen seine Nutzungsregeln verstoßen, kann es länger aufbewahren. Zum Training seiner Modelle darf Anthropic die Inhalte nicht verwenden.

11. Werbung per Post und Telefon

Wir stellen unsere Leistungen Betrieben per Brief vor und, wenn es dafür einen Anlass gibt, telefonisch. Dafür verarbeiten wir Angaben zum Betrieb (Name, gegebenenfalls Inhaber oder Ansprechpartner, Geschäftsanschrift, geschäftliche Telefonnummer, Website, Branche) und unsere Notizen. Sie stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen wie dem Kartendienst OpenStreetMap, Branchenverzeichnissen und der Website des Betriebs oder aus einer Empfehlung oder Visitenkarte; die Quelle im Einzelfall nennen wir im Brief. Aus dem Impressum übernehmen wir nichts. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Werbung für unsere Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Brief enthält eine Kurzfassung dieser Hinweise (Art. 14 DSGVO).

Vor einem Brief prüfen wir den Betrieb mit öffentlich verfügbaren Diensten, vor allem der Google-Suche und Google Maps, und sehen uns seine Website an. Google erhält dabei Suchanfragen mit Angaben zum Betrieb und verarbeitet sie in eigener Verantwortung (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); für eine technische Messung der Website erhält Google PageSpeed Insights (USA) nur ihre Adresse. Oft legen wir dem Brief einen Entwurf für eine neue Website bei, gestaltet nach den öffentlichen Inhalten der bisherigen. Bei Prüfung, Brief und Entwurf hilft uns der KI-Dienst aus Abschnitt 10; wir prüfen das Ergebnis und geben es selbst frei. Gelegentlich werten wir Startseiten von Betrieben aus, ohne sie anzuschreiben, um unsere Einschätzung zu prüfen; diese Unterlagen löschen wir nach spätestens 30 Tagen.

Den Entwurf stellen wir unter demo.luma-solutions.de bereit, erreichbar nur mit dem Code aus dem Brief und für Suchmaschinen gesperrt. Bei einem Aufruf speichern wir Zeitpunkt und Code, keine IP-Adresse. Etwa eine Woche vor dem Löschdatum erinnern wir mit einer Postkarte daran; danach schreiben wir zu diesem Entwurf nicht mehr. Bitten Sie im Entwurf um einen Rückruf, verarbeiten wir den Code, die gewünschte Tageszeit und, wenn Sie sie angeben, Telefonnummer und Namen, um Sie anzurufen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); auf unserem Server löschen wir diese Angaben nach 30 Tagen, den Prüfwert gegen Missbrauch wie bei der Terminbuchung nach sieben Tagen (Abschnitt 5). In unserem Verwaltungssystem halten wir die Bitte als Antwort auf den Brief fest; Telefonnummer und Namen löschen wir dort mit den übrigen Angaben, also wenn innerhalb von zwölf Monaten nach dem letzten Kontakt keine Zusammenarbeit zustande kommt. Antworten per E-Mail, Benachrichtigungen und Wiedervorlagen laufen über Microsoft 365 (Abschnitt 6); die E-Mail, mit der uns eine Rückrufbitte erreicht, löscht unser Postfach automatisch nach einem Monat.

Am Löschdatum, das im Brief steht (21 Tage nach dem Datum des Briefs), nehmen wir den Entwurf vom Netz, nach einem Widerspruch oder wenn der Brief zurückkommt sofort. Antwortet der Betrieb bis dahin nicht, löschen wir am selben Tag auch unsere Unterlagen zum Brief; antwortet er, bewahren wir sie auf, solange wir darüber sprechen, höchstens sechs Monate nach der letzten Änderung. Die übrigen Angaben löschen wir, wenn innerhalb von zwölf Monaten nach dem letzten Kontakt keine Zusammenarbeit zustande kommt. Aus Sicherungen verschwindet Gelöschtes nach den Fristen in Abschnitt 2.

Sie können der Werbung jederzeit widersprechen; eine E-Mail an info@luma-solutions.de, ein Brief oder ein Anruf genügt. Dann sprechen wir Sie nicht mehr an, nehmen einen Entwurf sofort vom Netz und behalten nur Name, Telefonnummer, Website und Postleitzahl Ihres Betriebs mit Datum und Weg des Widerspruchs, damit das so bleibt.

12. Cookies, Schriften und externe Dienste

Die Website luma-solutions.de setzt keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser. Alle Schriftarten liefert unser eigener Server aus; es gibt keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Anbietern von Drittinhalten. Cookies setzt nur das Kundenportal (Abschnitt 7).

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

14. Stand

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 3. November 2026.